Para qualquer negócio, mas especialmente para um e-commerce, o estoque é o coração da operação.
É a partir dele que as vendas acontecem, os pedidos são despachados e, no fim do dia, a saúde financeira da empresa é garantida.
No entanto, a realidade de muitos empreendedores é a de enfrentar um desafio constante: a discrepância entre o que o sistema diz que existe e o que realmente está na prateleira.
Essa diferença, que pode parecer pequena, leva a problemas gigantescos, como vender um produto que já acabou, o temido overselling, ou ter itens parados que poderiam estar gerando receita.
É aqui que entra uma prática fundamental para qualquer e-commerce que busca profissionalismo e eficiência: a contagem de estoque.
Longe de ser apenas uma tarefa burocrática, a contagem é a ferramenta mais poderosa para garantir a acurácia do seu inventário, reduzir custos operacionais e tomar decisões mais inteligentes para o crescimento do seu negócio.
Neste guia completo, vamos desvendar tudo sobre esse processo, mostrando os diferentes tipos de contagem, um passo a passo prático para você aplicar na sua loja e as melhores ferramentas para facilitar a sua vida.
Continue a leitura e descubra!
O que é contagem de estoque?
A contagem de estoque é o processo de conferir e registrar a quantidade exata de cada produto que você tem fisicamente no seu depósito ou espaço de armazenamento.
O objetivo principal é simples: garantir que a quantidade de itens que você tem em mãos seja a mesma que consta nos registros do seu sistema de gestão de estoque.
Essa atividade é a base para um bom controle de inventário e é imprescindível para a saúde do seu e-commerce.
Pense na contagem de estoque como um “check-up” regular da sua operação.
Sem ela, você corre o risco de ter um inventário físico que não reflete a realidade. O resultado são problemas que afetam diretamente o seu caixa e a satisfação do cliente.
Por exemplo, você pode ter um produto esgotado na prateleira, mas o sistema ainda o oferece para venda.
Quando um cliente compra esse item, você precisa cancelar o pedido, o que causa frustração e pode gerar avaliações negativas.
Da mesma forma, ter estoque parado em excesso representa capital imobilizado que poderia estar sendo usado para outras áreas do negócio.
Por isso, a contagem de estoque é a primeira linha de defesa contra esses erros e o alicerce para uma gestão eficiente.
Quais são os tipos de contagem de estoque?
Existem diferentes metodologias para realizar a contagem de estoque, e a escolha da melhor para o seu e-commerce dependerá do tamanho da sua operação, do volume de produtos e do seu fluxo de trabalho.
Conhecer cada uma delas é o primeiro passo para encontrar a que mais se adapta à sua realidade. Confira!
Contagem geral (ou inventário anual)
Como o nome sugere, essa é a contagem completa de todos os itens do seu estoque. Tradicionalmente, é feita uma vez por ano.
A contagem geral exige que a operação seja paralisada por completo, o que a torna uma opção mais viável para empresas que têm um período de baixa nas vendas.
Sua principal vantagem é a alta precisão, pois todos os itens são verificados, mas a desvantagem é o tempo e o custo envolvidos.
Contagem rotativa (ou cíclica)
Esta é uma das metodologias mais indicadas para e-commerces. Em vez de parar a operação para contar tudo de uma vez, a contagem rotativa é feita de forma contínua e em pequenas etapas.
Diariamente ou semanalmente, você seleciona um grupo específico de produtos (por categoria, fornecedor ou curva ABC) e faz a contagem. As principais vantagens são:
- não paralisa a operação — o e-commerce continua funcionando normalmente.
- maior precisão ao longo do tempo — como a contagem é mais frequente, é mais fácil identificar e corrigir pequenas discrepâncias antes que se tornem grandes problemas.
- proatividade — permite identificar e resolver a causa raiz dos erros de forma mais rápida.
Contagem por amostragem
Neste método, você conta uma pequena amostra aleatória do seu estoque e, a partir dela, estima a quantidade total. Embora seja a mais rápida, é também a menos precisa.
Geralmente, é utilizada em operações com um volume muito alto de itens de baixo valor, onde uma pequena margem de erro não representa um grande impacto financeiro.
Contagem pontual
A contagem pontual é realizada quando uma discrepância é identificada.
Por exemplo, se você tenta fazer a separação de um pedido e o item não está na prateleira, é o momento de fazer uma contagem pontual para verificar a quantidade real e corrigir o sistema. É uma forma de corrigir erros de forma reativa.
Como aplicar a contagem de estoque em um passo a passo simples?
Independentemente do método escolhido, uma boa contagem de estoque exige planejamento e organização. Siga este passo a passo para garantir que o processo seja o mais eficiente e preciso possível:
Planejamento e preparação
Antes de começar, defina o método que será utilizado (cíclico ou geral) e o período da contagem.
Em uma contagem rotativa, por exemplo, crie um cronograma de quais categorias serão contadas em cada dia.
É essencial que você congele o movimento de entrada e saída de mercadorias durante a contagem para evitar erros.
Crie um checklist de contagem para não esquecer de nenhum detalhe e prepare as ferramentas necessárias (planilhas, coletores de dados, etiquetas, etc.).
Organização do armazém
Uma contagem eficiente só é possível em um ambiente organizado. Certifique-se de que todos os produtos estejam em seus devidos lugares, que os corredores estejam livres e que os itens estejam claramente identificados.
O ideal é que cada produto tenha uma localização específica no seu depósito, seja em uma prateleira ou em um pallet.
Execução da contagem
A contagem deve ser feita de forma sistemática. O ideal é que duas pessoas trabalhem juntas: uma contando os produtos e a outra registrando a quantidade.
Use um leitor de código de barras ou um coletor de dados para automatizar o processo e reduzir erros de digitação.
Ao final, é importante que uma segunda equipe, ou você mesmo, faça uma contagem de auditoria em uma amostra de itens para validar a precisão do trabalho.
Conciliação e análise
Após a contagem física, é hora de comparar os dados coletados com os registros do seu sistema de gestão. O objetivo é identificar as divergências. Analise cada discrepância, por menor que seja, para entender o que a causou.
Foi um erro de recebimento? Uma falha na separação de pedidos? Um produto danificado que não foi baixado do sistema?
A investigação da causa raiz é o que diferencia uma simples contagem de uma verdadeira gestão logística.
Ação e melhoria contínua
Com os dados em mãos, é hora de agir. Use as informações para corrigir o seu sistema, mas, mais importante, para melhorar os seus processos.
Se os erros estão relacionados à entrada de mercadorias, treine sua equipe (ou você mesmo) para ser mais rigoroso nessa etapa. Se o problema for a separação de pedidos, reorganize o seu estoque.
A contagem de estoque não é um evento único, mas uma prática de melhoria contínua.
Quais as melhores ferramentas e boas práticas de contagem de estoque para e-commerce?
Para um e-commerce, a tecnologia é a maior aliada na contagem de estoque. Fazer esse processo manualmente é, além de demorado, uma porta aberta para erros.
Softwares recomendados
Use um sistema de gestão de estoque ou ERP. Esses softwares permitem que você tenha um controle de inventário em tempo real, automatize a baixa de produtos a cada venda, gere relatórios detalhados e, em muitos casos, já oferecem a funcionalidade de contagem cíclica.
Automação de estoque
Uma das principais vantagens de um sistema de gestão é a automação de estoque. Com ele, a baixa de um produto é feita de forma automática assim que uma venda é realizada, e as compras com fornecedores são registradas com a leitura de um código de barras.
Isso garante que o seu inventário virtual esteja sempre alinhado com o físico.
Integração de plataformas
Para evitar discrepâncias, o seu software de gestão de estoque deve estar integrado com a sua plataforma de e-commerce e com todos os marketplaces onde você vende. Assim, o estoque é atualizado em todos os canais simultaneamente, prevenindo o temido overselling.
Além das ferramentas, vale a pena ficar atento a algumas boas práticas:
- Padronize os processos: tenha um processo bem definido para todas as etapas logísticas, desde o recebimento de mercadorias até o envio.
- Capacite sua equipe: se você tem ajudantes, certifique-se de que todos entendam a importância da acurácia e saibam usar as ferramentas corretamente.
- Auditorias regulares: faça verificações pontuais em itens de alto valor ou de alta rotatividade para garantir que o seu inventário esteja sempre preciso.
Quais cuidados devem ser tomados para evitar erros na contagem de estoque?
A eficácia da contagem de estoque depende de quão bem o processo é executado. Erros humanos, falhas de sistema ou falta de organização podem comprometer a acurácia dos dados, transformando o que deveria ser uma solução em um novo problema.
Para que a sua contagem de estoque seja realmente eficiente e livre de falhas, é fundamental adotar uma série de cuidados e boas práticas. Confira!
Padronize seus processos
O primeiro passo para evitar erros é ter um processo bem definido e consistente para tudo que envolve seu estoque. Crie um procedimento padrão para o recebimento de mercadorias, para a separação de pedidos e para a devolução de produtos.
Todos esses pontos de contato com o inventário são oportunidades para erros. Se você e sua equipe (mesmo que seja pequena) seguirem os mesmos passos sempre, a chance de falhas diminui drasticamente. Um item em sua localização correta, com a etiqueta correta, é um item que não será perdido na contagem.
Mantenha o estoque organizado e limpo
Um ambiente desorganizado é o maior inimigo da contagem de estoque.
Antes de começar a contagem, dedique um tempo para organizar as prateleiras, garantir que cada produto esteja em sua localização designada e remover itens danificados ou fora de uso.
Ter um sistema de endereçamento claro, onde cada SKU tem seu “endereço” fixo, facilita a contagem e evita que itens sejam contados mais de uma vez ou simplesmente esquecidos. A limpeza também é importante, pois ajuda a evitar que itens pequenos se percam em meio à sujeira e à bagunça.
Congele a movimentação de mercadorias
Durante a contagem, especialmente em uma contagem geral, é necessário parar toda a movimentação de estoque. Isso significa que nenhuma mercadoria deve entrar (recebimento) ou sair (envio) do seu armazém enquanto o inventário está sendo feito.
Em uma contagem cíclica, o ideal é que você paralise apenas a movimentação daquela categoria ou localização específica que está sendo contada. Esse cuidado simples garante que a quantidade que você está contando não mude no meio do processo, o que poderia gerar discrepâncias imediatas.
Invista em tecnologia para evitar erros manuais
A digitação manual de dados é uma das principais fontes de erro. Use ferramentas como leitores de código de barras ou coletores de dados para registrar os itens.
Esses dispositivos agilizam o processo e eliminam falhas de digitação, garantindo que o que você conta é exatamente o que está no sistema.
Além disso, ter um software de gestão de estoque confiável, que se integre ao seu e-commerce e aos marketplaces, é essencial para manter a sincronia dos dados e evitar o temido overselling.
Faça uma dupla checagem
A verificação é a última linha de defesa contra erros. Sempre que possível, faça uma segunda contagem em uma amostra de itens ou em áreas específicas.
Essa dupla checagem não precisa ser completa, ela pode ser focada nos produtos de maior valor ou naqueles com maior divergência na primeira contagem.
Esse processo de auditoria simples pode revelar falhas operacionais e garantir que os dados finais sejam os mais precisos possível, protegendo a saúde financeira do seu negócio.
A contagem de estoque pode parecer uma tarefa desafiadora, mas é, na verdade, um investimento na saúde do seu negócio. Um inventário preciso é a base para uma logística eficiente, para um cliente satisfeito e para uma operação que cresce com solidez.
A acurácia do seu estoque é a garantia de que, a cada pedido recebido, você tem o produto certo, no lugar certo, e pronto para ser despachado.
O gerenciamento de estoque pode ser mais simples do que você imagina. Para mais dicas sobre como otimizar sua logística e reduzir custos, siga a Melhor Envio nas redes sociais — Facebook, Instagram, LinkedIn e YouTube!
