Justificar um atraso na entrega pode ser uma tarefa desafiadora. Nesse momento, é crucial atenção total ao atendimento para garantir a satisfação do cliente, mesmo ocorrendo um problema no pedido.
Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas para comunicar atrasos de maneira eficaz, minimizando impactos negativos e preservando a reputação da sua empresa.
E não para por aí, ao fim do conteúdo vamos dar uma dica especial de como economizar nos fretes da sua loja e ter atendimento especializado para te ajudar em situações como essa. Descubra tudo isso a seguir!
Como justificar um atraso na entrega? 5 dicas simples e eficazes
1. Notifique o Cliente o Mais Cedo Possível
Ao notar que um atraso na entrega irá ocorrer, informe imediatamente ao cliente. A agilidade na comunicação demonstra responsabilidade e transmite mais segurança para o comprador.
Além de realizar uma comunicação por e-mail, informe também pelos canais mais utilizados por seus clientes, como pelo WhatsApp. Dessa forma, você terá a certeza que a mensagem será lida mais rapidamente.
2. Explique o Motivo do Atraso
Seja honesto sobre o motivo do atraso. Problemas operacionais internos da sua loja, desafios logísticos da transportadora e até condições climáticas podem fazer com que um pedido atrase. Dessa forma, é importante ter em mente que a entrega das vendas realizadas online podem atrasar por motivos que, muitas vezes, não são por culpa direta do seu negócio.
Por isso, envie uma explicação clara ao cliente sobre o motivo do atraso para que ele entenda a situação.
3. Ofereça Soluções e Alternativas
Além de explicar o motivo do atraso, ofereça soluções para reduzir os impactos negativos, caso isso seja possível. Essa compensação pode ser cupons de desconto para novas compras e o envio de um novo produto o mais rápido possível, medida ideal para os casos de extravio ou furto durante o transporte.
Seja qual for o motivo do atraso da encomenda, o importante é mostrar ao consumidor que a sua loja online é um lugar seguro para comprar e que se empenha em resolver os problemas quando eles acontecem.
4. Peça desculpas e seja empático
Um pedido de desculpas sincero sempre faz toda a diferença. Sendo assim, demonstre empatia e compreensão pelo transtorno causado. Os clientes sempre valorizam quando sentem que suas preocupações são levadas a sério,
5. Mantenha o Cliente Atualizado
Mantenha o cliente informado sobre o andamento da situação e enviando novas atualizações até que a entrega seja concluída. Dessa forma, o seu e-commerce evita que o cliente perca a confiança no negócio e, até mesmo, aumente as chances de fidelização após o ocorrido.
Exemplo de mensagem de justificativa de atraso na entrega para o cliente
Confira um exemplo de mensagem que você pode usar como referência para justificar um atraso na entrega de um pedido. Use como base para criação da mensagem do seu negócio:
Assunto: Notificação de Atraso na Entrega do Pedido #12345
Prezado(a) [Nome do Cliente],
Gostaríamos de informá-lo(a) que, devido a [descreva o motivo do atraso de maneira concisa, por exemplo, “um problema de logística interno da transportadora”], a entrega do seu pedido #12345, originalmente programada para [data original], será adiada.
Pedimos desculpas sinceras por qualquer inconveniente que isso possa causar e estamos trabalhando para resolver a situação o mais rápido possível. Esperamos que seu pedido seja entregue até [nova data estimada].
Para compensar o transtorno, gostaríamos de oferecer [descreva a compensação, como um desconto ou um brinde]. Agradecemos sua compreensão e paciência.
Por favor, não hesite em entrar em contato conosco se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]
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